Wenn eine Firma nachhaltig Erfolg haben will, ist es erforderlich sich neue Kunden, zu erschließen. Ein gutes Mittel hierfür kann ein Event darstellen, mit welchem eine Firma eine gute Außenwirkung erzielt.

Als Experte auf diesem Gebiet gilt eine professionelle PR-Agentur. Diese lässt sich mit der Planung und Durchführung einer derartigen Veranstaltung beauftragen. Eine PR-Agentur kann somit auch als Veranstaltungsagentur fungieren,

Die beauftragte Agentur wird zunächst einmal die zu erzielenden Maßnahmen, welche mit dem Event bezweckt werden auswerten und ein darauf aufbauendes Event konzipieren. So entsteht ein kundenspezifisches Konzept, mit dem die Firma die bestmögliche Außenwirkung und somit den bestmöglichen Wirkungsgrad erreichen kann.

Wichtig ist es für die PR-Agentur die Besonderheit der Firma zu analysieren und durch das Event die Stärken der Firma öffentlich anzupreisen. Darauf aufbauend wird ein zur Firma passendes Event erstellt. Bei einem Autohaus bietet sich beispielsweise ein Event mit einem Preisausschreiben an, dabei kann ein Leasingvertrag ausgelobt werden oder ein Auto verlost werden. Gleichzeitig wird durch einen Tag der offenen Tür ein großer Kundenstamm gewonnen.

Bei einem Dienstleister bietet es sich an, die Dienstleistung vor Ort gratis oder vergünstigt durchzuführen und mit Rabatten oder besonderen Vergünstigungen für die Firma zu werben.
Wichtig für die Veranstaltungsagentur ist, dass ein Gleichgewicht zwischen dem Ziel der Firma, nämlich dem Kundengewinn und dem Eventcharakter und damit dem Ziel der Kunden, Spaß zu haben und sich nebenbei zu informieren herrscht. Wenn der Kunde das Gefühl hat, in lockerem Rahmen und ohne Zwang auf die Firma aufmerksam zu werden, so bringt dies den größten Nutzen für die Firma, weil diese durch das Event viel Sympathie gewinnt und der Kunde die Firma mit positiven Gedanken verbindet. Eine gute PR-Agentur berücksichtigt daher diesen Faktor, den der Kunde als Wohlfühlfaktor bezeichnen würde und die Firma als Gewinnsteigerung verbuchen kann, bei der Planung eines Firmenevents in besonderem Maße.